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转:关于印发《武汉大学会议费管理实施细则(修订)》的通知
发布时间:2016-09-07 点击:

 

 
 
全校各部门、单位:
根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)精神,学校结合实际,制定了《武汉大学会议费管理实施细则(修订)》,已经2016年第十二次校长办公会议审议通过,现予以印发实施。
特此通知
 
                                武 汉 大 学
                  2016年8月31日
 
 
 
武汉大学会议费管理实施细则(修订)
 
第一章  总则 
第一条加强和规范学校会议费管理,节约会议经费开支,根据《中央和国家机关会议费管理办法》(财行[2016]214号)、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发[2016] 50号)等文件精神,结合我校实际情况,制定本实施细则。
第二条 本细则适用于学校以及学校所属各二级单位(以下简称“各单位”)举(承)办的有会议费支出的各类会议,包括学术会议(国内学术会议和国际学术会议)、管理会议。
学术会议是指与教学、科研活动直接相关的会议,包括学术交流会、学术论坛、学术研讨会、学术座谈会以及教学科研项目答辩会、评审会、启动会、中期检查会、验收会等。
管理会议是指除学术会议以外的其他会议,包括工作总结会 、工作布置会、工作交流会、工作座谈会、工作评审会等。
第三条  各单位应建立健全会议审批管理制度,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。
第四条  各单位举(承)办会议应该与学校教学、科研活动和管理工作紧密相关,厉行节约,经费的使用应当与所
举办的活动具有相关性。
 
第二章 会议的审批和管理
第五条  各类会议在举办前,应提出申请,编制会议费预算申请表(格式见附件),按相关程序审批。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、举办会议的方式(举办、受托承办、协助举办)、代表人数、工作人员人数、所需经费及列支渠道等。会议费预算要细化到具体的会议开支项目。
(一)学术会议的审批
无食宿费开支的,由所在单位负责人审批。有食宿费开支的,参会人员(不含会务工作人员,下同)在50人(含)以内,由所在单位负责人审批;50人-100人(含)的,由所在单位负责人审核后,报学校业务主管部门负责人审批;100人以上的,由所在单位负责人和学校业务主管部门负责人审核后,报业务分管校领导审批。
参会人员中包含外籍人士(非我校聘用人员)的学术会议,还应报学校国际交流部按相关程序审批。
(二)管理会议的审批
有食宿费开支的管理会议,经所在单位负责人审核后,报分管校领导审批。
 没有食宿费开支的管理会议,由所在单位负责人审批。
 未经批准召开的会议,财务部门不报销会议费用。
第六条 学术会议的天数和参会人数,根据教学、科研活动的实际需要,本着从紧控制的原则,自行安排;管理会议会期一般不得超过2天,会议报到和离开时间合计不得超过1天。
第七条 学术会议的工作人员控制在会议代表人数的15%以内,管理会议的工作人员控制在会议代表人数的10%以内。
第八条 各类会议应尽可能在校内举办,充分利用校内资源。校内不具备承办该会议所需条件而需到市内召开的,应根据经济性、便利性原则选择会议地点。因工作需要到市外召开的,须报分管校领导审批。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
参会人员全部为校内人员的会议,原则上应在校内召开。确需到校外召开会议的,须报分管校领导审批。
第九条 全额使用科研类经费的学术会议,同城会议代表可安排住宿。工作人员除必须住会的以外,不安排住宿。
第十条 需委托会务公司承办的会议,应择优选择承办单位并签订合同。会议费超过我校招投标限额需要招标的委托业务,按规定程序进行招投标,确定承办单位。
第十一条 协助其他单位办会并承担部分会议费的,应签订合同(协议)。合同(协议)中列明会议名称、会议内容、会议议程、参会人数、会议地点、分摊会议费用的理由和比例依据等。管理会议不得列支协助办会经费。
第十二条 受上级主管部门或其他单位委托承办会议,应根据委托单位性质、委托协议内容和会议类型,执行相应的开支标准。获全额资助的学术会议,资助方对会议标准、会议地点和开支范围有特定要求,并在资助协议中约定的,按协议执行。
第十三条  会议组织者和经费项目负责人是会议费支出的直接负责人,对会议费支出的合规性、合理性、真实性、经济性和相关性承担直接责任。所属单位承担监管责任,督促办会人员遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,合理、合规报销会议费。
 
第三章 会议费开支范围、标准和报销
第十四条  会议费的开支范围包括:住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文县、医药费等;国际会议还可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。
第十五条 会议费开支实行综合定额控制。各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下: 
 
 
 
                              单位:元/人.天
会议类别
住宿费
伙食费
其他费用
合计
管理会议
340
130
80
550
国内学术会议
400
150
100
650
国际学术会议
500
 150
110
760
(一)上表中“国际学术会议”是指外籍人士(非我校聘用人员)3人及以上且达到参会人数三分之一的学术会议,其他的学术会议为“国内学术会议”。
(二)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。
(三)会议费定额控制标准中“其他费用”包含:会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费等。
(四)会议费用全额由本次会议所收会议费和校外资助款项承担的,经过审批后,综合定额控制在所收款项扣除综合定额外开支之后的经费之内,在会议费开支范围内调剂使用。凡需要学校各类经费补贴的会议,严格按规定的综合定额控制。
第十六条  下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,报销时,从相应的支出科目中支出。
(一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回所在单位报销,确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,国际旅费,可按照学校相应标准予以报销。
(二)同声传译设备租金,按会议期间人均每天100元标准据实列支,科目列支在会议费中。
(三)聘请专家发生的咨询费、评审费、讲课费、会议工作人员劳务费,同声传译人员翻译费等人员费用,不在会议费科目中列支。
第十七条 被邀请人员的城市间交通费和国际旅费,比照我校差旅费职级标准凭票据实报销。报销时须附承担该费用理由的说明(经费项目负责人签字确认)。因与会议无关的理由,被邀请人绕行非必要经过城市(国家、地区)发生的此部分旅费,不由本次会议费承担。
第十八条  对于使用多渠道资金举(承)办的会议,按照成本补偿的原则,在不以盈利为目的前提下,各单位可适当向参会人员收取会议费,并在会议费预算表内披露收取标准。
第十九条 按成本补偿原则收取会议费的会议,优先使用收取的会议费。
第二十条  会议收取会务费、资助费的,必须开具合法票据,并纳入学校财务统一管理和核算。
  第二十一条  从代管经费列支的学会、协会等举(承)办的会议费由经费主管部门依据国家有关规定自行管理。
第二十二条  各单位在会议结束后应当及时汇总票据,集中一次性办理报销手续。财务部门要严格按规定审核会议费开支,会议费在开支范围内凭据报销,对超范围、超标准开支的经费不予报销。会议用餐场所应与会议驻地一致,会议费用票据日期应与会议时间相符。
第二十三条  除符合国家现金支付规定的费用外,会议费结算原则上应通过银行转账和公务卡方式结算。
第二十四条  会议费报销时应提供以下资料:
(一)会议通知(包含会议议程);
(二)经审批的会议费预算表;
(三)财政专项和科研项目中有会议费预算控制的,还应提供批复的项目预算书;
(四)实际参会人员签到表(包括参会人员姓名、工作单位、职务或职称、联系方式等)
(五)会议场所等服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单等凭证。
 如委托第三方机构举办的会议,须附与会务公司签订的委托协议(合同)、受托方确认的会议费用汇总表、费用发票复印件和明细单据的复印件等凭证。
第二十五条  会议费应遵循“收支两条线”的原则,所有会议收入应及时上交学校财务,严禁自收自支,在学校财务体外循环。
 
第四章 监督问责
第二十六条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。
 第二十七条 各单位应严格执行会议费开支范围和标准,不得开支与会议无关的费用。严禁提供高档菜肴,除另有规定外,不安排宴请,不上烟酒;会议场地不摆花草;不组织与会议无关的参观、考察,不得借会议之名旅游。严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。
第二十八条 各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第二十九条 学校纪检监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:
(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;
(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;
(三)会议费报销手续是否符合规定;
(四)会议费管理和使用的其他情况。
三十条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究相关单位和人员的责任。
(一)单位无会议审批制度或会议审批控制不严的;
(二)预存、套取会议费设立“小金库”的;
(三)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;
(四)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(五)违规报销与会议无关费用的;
(六)其他违反本办法规定的。
有前款所列行为之一的,由学校相关部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,按学校相关规定进行处理。涉嫌违法的,移送司法机关处理。
 
第五章 附则
第三十一条  本细则由学校财务部负责解释。
第三十二条  本细则自9月1日起实施。《武汉大学会议费管理实施细则》(武大财字[2014]98号)、《武汉大学关于学术会议费管理的补充规定》(武大财字[2016]31号)即废止。
 
附件:武汉大学会议费预算申请表
 
 
武汉大学党政办公室  主动公开   2016年8月31日印制
附件:
武汉大学会议费预算申请表
申请单位:
会议名称
 
会议类别
 
会议地点
 
会议日期
 
会议天数
 
参会人数
 
工作人员人数
 
举办会议方式
□举办      □委托举办   □受托承办    □协助举办
会议经费收入预算
来源渠道
金额(元)
预算说明
校级财力资助
 
 
单位财力资助
 
 
科研类经费资助
 
 
会议收费及校外资助
(注明收费标准)
 
 
合计
 
 
会议费支出预算
费用类别
金额(元)
预算说明
综合定额
住宿费
 
 
伙食费
 
 
会议室租金
 
 
其他费用
 
 
综合定额外
人员费用
 
 
其他费用
 
 
 
合计
 
 
 
 
 
签名:           盖 章
 
            年    月    日
主管部门意见
 
 
 
签名:            盖 章
 
              年   月    日
分管校领导审批意见
                                                  
                                              签名:
 
来源:武汉大学马克思主义学院